Vaststelling
Wijzigingen en aanpassingen zijn mogelijk tot uiterlijk 6 weken voor de besproken datum. Hierna zal het definitieve programma vast staan. Dit geld voor; het tijdsschema, aantal gasten, menu’s etc. Jullie mogen van dit vastgelegde aantal nog 10% afwijken, overige afwijkingen zullen meegerekend worden op de factuur. Dit kan zowel in een bedrag per persoon als in locatie kosten.
Diner
Wanneer jullie kiezen voor een uitgeserveerd diner ontvangen wij graag 2 weken voor jullie evenement de keuze van het hoofdgerecht en allergieen en placering van jullie gasten. Dit alles om het diner zo voorspoedig mogelijk te laten verlopen.
Borrel op het water
We blijven in Nederland wonen. Daarom kunnen jullie tot 24 uur van te voren bij slecht weer, de elektrische sloepen kosteloos annuleren. Deze keuze wordt door jullie zelf gemaakt. Wanneer wij niks vernemen, zal de sloepen reservering blijven staan en in het geoffreerde bedrag in rekening worden gebracht.
Ceremonie
Opdrachtgever zal op de huwelijksdag of evenement zelf, aan de hand van de weersvoorspellingen, de doorslag geven of het de van tevoren mooi weer of slecht weer diner- en ceremonielocatie wel/niet definitief door kan gaan. Dit dient in de ochtend van jullie bruiloft voor uiterlijk 10:30 worden doorgegeven.
Ceremonie muziek
De muziek tijdens de ceremonie dient door de ceremoniemeester of door een andere aanwezige worden bedient. Mocht de ceremonie in de tuin plaatsvinden raden wij het aan hier externe speakers voor in te huren. Deze hebben wij als locatie niet beschikbaar.
Decoratie
Deze dient ten alle tijden brandwerend te zijn, dit staat vaak op de verpakking vermeld. Mocht het niet brandwerend zijn dienen jullie het betreffende product in te sprayen met een hiervoor bestemde spray. Deze spray dienen jullie zelf mee te brengen.
Aanbrengen decoratie
De decoratie mag niet worden aangebracht met ducktape en punaises. Dit om ons pand ook voor de volgende gasten netjes te houden. Gebruik bijvoorbeeld schilderstape en of touw/tyraps.
Opruimen decoratie
Decoratie dient altijd dezelfde dag/nacht worden opgeruimd en afgevoerd te worden.
Ballonnen
Hartstikke gezellig! Gelieve geen met confetti gevulde ballonnen binnen gebruiken.
Roken
Wij verzoeken jullie te roken aan de voorkant van het pand, hier vinden jullie ook een rookpaal om alle sigaretten in te deponeren.
Proef diner
Proefeten is mogelijk bij een diner vanaf 120 personen. In andere gevallen bieden wij deze mogelijkheid helaas niet.
Tijdstip
Het is mogelijk om vanaf 11:00 uur op te bouwen, in verband met overige voorbereidingen. Dit kan echter alleen indien er die dag geen andere evenementen gepland staan.
Binnen/terrassen
In ons pand en op onze terrassen is geen enkele vorm van confetti toegestaan, dit geld ook voor natuurlijk afbreekbare varianten en bloemblaadjes. Dit omdat wij een marmeren vloer hebben en dit in de vloer trekt en niet meer schoon te krijgen is.
Tuin
In de tuin in het zeker mogelijk confetti te gebruiken. Onze voorkeur gaat hierin uit naar rozenblaadjes omdat deze 100% natuurlijk is. Gelieve geen kunstmatige varianten gebruiken.
Eten
Helaas is het niet mogelijk om eigen gebrachte etenswaren te nuttigen, de trouwtaart is hierin uitgezonderd.
Laag plafond
In ons monumentale pand is het plafond relatief laag, houdt hiermee rekening met de speakers.
Podia
Door het lage plafond is het niet mogelijk een podium te plaatsen.
Extra’s
Confetti kanonnen, rookmachines en bellen blaasmachine’s zijn bij ons op locatie niet toegestaan.
Bands
Denk je erover om een band in te huren? Het is goed tijdig contact op te nemen, dit in verband met de beschikbare ruimte op onze feestlocatie. Zo kunnen wij overleggen over welke ruimte jullie nodig zijn en er samen een geweldig feest van maken.
Op- en afbouw
Opbouw: Het is goed dit telefonisch met De Paalkoepel te overleggen. Dit in verband met meerdere gebruiken van gelijke ruimtes. Samen zullen we kijken naar een passend tijdstip.
Afbouw: Afbouw dient in dezelfde nacht direct naar afloop te gebeuren.
Krachtstroom
Wij hebben geen krachtstroom op locatie aanwezig. Voor DJ’s en bands hebben wij een losse groep met 2 aansluitingen beschikbaar.
Cadeau’s
Gelieve alle cadeau’s dezelfde dag/nacht mee te nemen. Zo staan wij ook weer netjes klaar voor de volgende gasten.
Decoratie
Gelieve dezelfde dag/nacht opruimen en afvoeren.
Externe leveranciers
Deze dienen ook dezelfde nacht af te breken.
Achterlaten spullen
Het is helaas niet mogelijk om spullen zoals decoratie, fotobooths etcetera bij ons op locatie te laten staan. Wij hebben hiervoor helaas geen extra ruimte beschikbaar. Veelal zullen wij de volgende dag weer een evenement hebben, ook deze gasten willen wij op een schone en nette locatie ontvangen.
Opbouw
Het is goed dit telefonisch met De Paalkoepel te overleggen. Dit in verband met meerdere gebruiken van gelijke ruimtes. Samen zullen we kijken naar een passend tijdstip.
Afbouw
Afbouw dient in dezelfde nacht te gebeuren.
Placering
Externe leveranciers dienen ten alle tijden te overleggen over de plaatsing en de te plaatsen locatie van het betreffende product.
Taarten
Bij De Paalkoepel werken we samen met Bake My Day Groningen om jullie te voorzien van de mooiste en lekkerste bruidstaarten. Deze gerenommeerde bakkerij staat bekend om ambachtelijke kwaliteit, maatwerk en een breed assortiment aan lekkernijen, zoals bruidstaarten en sweet tables. Jullie zijn vrij om een andere leverancier te kiezen, maar met deze samenwerking garanderen we korte lijnen en topkwaliteit.
Sweet table
Een opkomende trend is een sweet table, een compleet gedecoreerde tafel met allerlei heerlijke zoetigheden. Wanneer jullie kiezen voor deze optie is het goed te weten dat wij de styling hiervan niet doen. In veel gevallen kan de bakker dit voor jullie regelen. Over de planning is het het handigst hierover van te voren per mail ons te contacten. Meestal hebben wij geen ruimte in de koeling om een sweet table voor jullie te bewaren.
Weddingplanners
Goed dat jullie je laten ontzorgen in dit uitgebreide traject. Let er wel op dat jullie bij onze locatie te gast zijn, de keuzes die een weddingplanner maakt voor jullie geweldige dag die betrekking hebben op activiteiten of elementen die plaatsvinden op onze locatie dienen ten alle tijden tijdig met ons overlegd worden. Helaas komt het vaak voor dat een weddingplanner plannen maakt die bij onze locatie of met jullie planning niet mogelijk zijn.
We kijken ernaar uit om met jullie samen te werken om van jullie bruiloft een onvergetelijke dag te maken!
Vuurwerk
In geen enkel geval is het toegestaan eigen meegebracht vuurwerk af te steken. Het is bij ons niet toegestaan om vuurwerk af te steken op ons terrein (of in de directe nabijheid), ivm de verzekering van ons gehele monumentale houten pand. Ook liggen wij op de aanvliegroute van vliegveld Eelde en de trauma helicopter. Voor de goede orde verwijzen wij naar de boetebepaling gedaan in onze huisregels.
Wanneer jullie vuurwerk wensen dient dit door een extern en gecertificeerd bedrijf met vergunning worden gedaan. Wij dienen hiervan tijdig een kenbare vergunning vanuit de gemeente te ontvangen.
TV
Wij beschikken over een groot, verrijdbaar 48-inch TV-scherm, voorzien van een HDMI-aansluiting. Mocht je een andere aansluiting nodig hebben, dan vragen we je deze zelf mee te nemen. Het scherm is altijd beschikbaar op locatie. Wanneer jullie dit vooraf aangeven, zorgen wij dat het op de juiste tijd en plek klaarstaat voor gebruik. Door het vele lichtinval op onze locatie is een beamer niet geschikt.
Microfoons
Wij beschikken over twee draadloze microfoons, die zowel binnen als op het zijterras te gebruiken zijn. Geef vooraf aan of jullie hier gebruik van willen maken, dan zorgen wij dat alles gereed staat voor een optimale geluidsbeleving.
Speakers
In en rondom De Paalkoepel zijn speakers aanwezig die jullie kunnen gebruiken voor achtergrondmuziek. Deze zijn geïntegreerd in het pand, op het zijterras en op het onderterras en zijn begrensd in volume. Voor een feestelijke avond met een DJ is het noodzakelijk dat de DJ zijn eigen speakers meeneemt.
Let op: Voor ceremonies in de tuin of onder de boom hebben wij een losse ceremonie set beschikbaar. Deze kan optioneel worden gehuurd voor een optimale geluidsbeleving op jullie speciale moment.
Ceremonie speakers
Wij bieden een set van twee ceremonie speakers met microfoon, zodat alle speeches tijdens jullie ceremonie goed en duidelijk te horen zijn. Daarnaast kan de ceremoniemeester eenvoudig via Bluetooth verbinding maken om de juiste muziek op het perfecte moment af te spelen. Let op: de muziekbediening ligt bij jullie eigen ceremoniemeester; de ambtenaar en onze locatie beheren dit niet.
Interesse? Laat het jullie weddingmanager weten, dan voegen wij dit graag toe aan de offerte.
Photobooth
Wij bieden een eigen photobooth aan voor verhuur, zodat jullie gasten de leukste herinneringen kunnen vastleggen! Bij storingen is er altijd iemand aanwezig om te helpen, zodat jullie ongestoord kunnen genieten. De photobooth wordt standaard verhuurd inclusief onbeperkt printen en een digitale nalevering van alle foto’s.
Interesse? Laat het jullie weddingmanager weten, dan regelen wij dit graag voor jullie!
Ook voor de ceremonie hebben wij diverse materialen beschikbaar. Welke wij voor jullie hebben gereserveerd je altijd terugvinden op jullie draaiboek.
